Política de Tratamiento de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE DARWIN CASTELLANOS ROMERO

La participación ciudadana, el control político y la representación democrática exigen una relación directa y permanente entre los congresistas y la ciudadanía. En ese contexto, el uso responsable de la información de las personas es un elemento esencial para garantizar la confianza, la transparencia y el respeto por los derechos fundamentales.

Como Representante a la Cámara y actor político, DARWIN CASTELLANOS ROMERO (“DCR”) recibe y gestiona datos personales de ciudadanos, líderes sociales, organizaciones, colaboradores y demás personas que interactúan con su labor parlamentaria y política. Esta política busca explicar, de manera clara y comprensible, cómo y para qué se usan esos datos, cuáles son los derechos de los titulares y cuáles son las medidas adoptadas para su protección.

Alcance del tratamiento de datos personales

Esta política de tratamiento de datos personales es el medio de información por medio del cual DARWIN CASTELLANOS ROMERO (“DCR”) informa a los titulares de datos personales y al público en general las actividades de tratamiento de datos personales que lleva a cabo como responsable del tratamiento y/o encargado del tratamiento en el desarrollo de sus actividades. DCR realiza tratamiento de datos personales en el marco de:

(i) Sus funciones como Representante a la Cámara de la República de Colombia, incluyendo la gestión legislativa, el control político y la atención de peticiones y gestiones ciudadanas, y

(ii) Sus actividades de gestión política, relacionamiento ciudadano y campañas electorales, presentes o futuras, desarrolladas de manera personal o a través de sus equipos de apoyo, voluntarios, asesores, Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) y demás personas que actúen por su cuenta.

Esta política aplica a todos los tratamientos de datos personales que se realicen a través de medios físicos o digitales, presenciales o no presenciales, tales como oficinas, puntos de atención, formularios físicos, plataformas web, redes sociales, aplicaciones de mensajería, correos electrónicos y demás canales de interacción utilizados por DCR y sus equipos.

¿Quién es el responsable del tratamiento?

En los casos en que DCR actúe directamente para la ejecución de proyectos propios o en alianza con terceros, será el responsable del tratamiento de los datos personales, en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012. En estos escenarios, DCR determina las finalidades y los medios del tratamiento de los datos personales.

Nombre:	DARWIN CASTELLANOS ROMERO
ID:	86.057.867
Correo electrónico:	info@darwincastellanos.co
Teléfono:	+573112183913

DCR podrá apoyarse en su Unidad de Trabajo Legislativo (UTL), equipos de apoyo, asesores, contratistas y voluntarios, quienes actuarán como encargados del tratamiento de datos personales, siguiendo las instrucciones de DCR y lo dispuesto en la presente política.

En aquellos casos en que DCR trate datos personales por cuenta de un partido o movimiento político, comité promotor u otra organización, podrá actuar como encargado del tratamiento, sujeto a las instrucciones del respectivo responsable y a las normas aplicables en materia de protección de datos personales.

¿Qué datos personales tratará DCR?

DCR únicamente recolectará y tratará los datos personales que resulten necesarios y pertinentes para las finalidades descritas en esta política. En desarrollo de sus actividades parlamentarias y políticas, DCR podrá tratar, entre otros, los siguientes tipos de datos:

Datos personales generales

Datos de identificación: nombre completo, tipo y número de documento de identidad, lugar de expedición, fecha de nacimiento, nacionalidad.
Datos de contacto: dirección física, ciudad y departamento, correo electrónico, teléfono fijo y/o celular, usuarios en redes sociales.
Datos de localización general: municipio, departamento o región de residencia o de actividad.
Datos profesionales y socioeconómicos: ocupación, actividad económica, nivel educativo, entidad/organización con la que se vincula el titular (cuando este voluntariamente la suministre).
Datos de interacción: asistencia a eventos, participación en reuniones, audiencias públicas, foros, diligencias de control político, suscripción a boletines, respuesta a encuestas, interacción a través de redes sociales o canales de comunicación de DCR.
Datos técnicos: registros de conexión, fecha y hora de interacciones digitales, direcciones IP u otros identificadores técnicos necesarios para seguridad, auditoría y prevención de fraudes.

Datos personales sensibles

En el marco de la gestión política y electoral, DCR podrá tratar datos que la ley considera sensibles, entre ellos:

Afinidades, simpatías o preferencias políticas.
Participación en actividades, eventos, campañas, movimientos o comités de carácter político o electoral.
Pertenencia, afiliación o militancia en un partido o movimiento político.
Información que revele orientación ideológica u opinión frente a asuntos de interés público o decisiones electorales.

DCR informa expresamente a los titulares que el suministro de datos sensibles es facultativo y que no están obligados a responder preguntas ni a proporcionar información relacionada con su filiación política, opiniones o preferencias. En ningún caso se condicionará la atención de peticiones, gestiones o acompañamientos propios de las funciones parlamentarias al suministro de datos sensibles.

Datos de niñas, niños y adolescentes

Si en el desarrollo de actividades institucionales o políticas se llegaran a tratar datos personales de niñas, niños o adolescentes, DCR garantizará la protección reforzada de sus derechos, asegurando que el tratamiento:

Responda al interés superior del menor, y
Se realice, cuando sea exigido por la ley, con la autorización previa de su representante legal.

¿Con qué finalidad tratamos los datos personales?

Los datos personales que trata DCR se utilizan únicamente para las actividades propias de su condición de Representante a la Cámara y de actor político.

Finalidades relacionadas con la gestión parlamentaria

En su calidad de Representante a la Cámara, DCR tratará datos personales para:

a) Ejercer sus funciones constitucionales y legales

Usar la información necesaria para desarrollar las funciones propias del cargo (iniciativa legislativa, control político, participación en debates, comisiones, audiencias y demás actuaciones propias del Congreso).

b) Atender peticiones y gestiones ciudadanas

Registrar, analizar y dar respuesta a peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias que presenten los ciudadanos, así como hacer seguimiento al trámite de dichas solicitudes ante entidades públicas o privadas, cuando ello se enmarque en las competencias de DCR.

c) Organizar la agenda de trabajo institucional

Gestionar la programación y logística de reuniones, visitas territoriales, audiencias públicas, mesas de trabajo, espacios de diálogo y demás escenarios de interlocución que requieran el contacto con ciudadanos, organizaciones sociales, gremios y otros actores.

d) Comunicar la gestión legislativa y de control político

Enviar o poner a disposición de los titulares información relacionada con proyectos de ley, debates, posiciones públicas, informes de gestión y ejercicios de rendición de cuentas, cuando estos se relacionen con la actividad oficial de DCR en la Cámara de Representantes.

e) Atender requerimientos de autoridades

Suministrar información a entidades públicas, organismos de control y autoridades judiciales que, en el marco de la ley, la soliciten para fines relacionados con la actividad parlamentaria o con la gestión de casos concretos.

Finalidades relacionadas con la gestión política y de campaña

En su condición de actor político, DCR tratará datos personales, incluidos datos que pueden revelar opinión o preferencia política, para:

a) Construir y mantener relacionamiento político con la ciudadanía.

Crear, actualizar y administrar bases de datos de ciudadanos, simpatizantes, voluntarios, líderes, donantes, miembros de equipos de trabajo y potenciales electores que manifiesten interés en recibir información o en participar en actividades políticas de DCR.

b) Desarrollar estrategias de comunicación política

Enviar información sobre propuestas, posiciones frente a temas de interés público, agenda política, actividades territoriales, campañas electorales presentes o futuras y mecanismos de participación, a través de medios físicos, electrónicos o digitales (correo, llamadas, mensajería instantánea, SMS, redes sociales, entre otros).

c) Convocar y gestionar la participación en eventos políticos

Invitar a eventos, reuniones, encuentros ciudadanos, espacios de construcción programática, actividades de formación política, jornadas de voluntariado y otras actividades de carácter político o electoral; así como registrar la asistencia, participación y retroalimentación de los asistentes.

d) Realizar análisis y segmentación para fines políticos.

Efectuar análisis estadísticos, segmentación de públicos, encuestas y estudios de opinión para conocer mejor las necesidades, preocupaciones e intereses de la ciudadanía, y con ello orientar tanto la actividad política como la agenda pública de DCR, procurando, cuando sea posible, el uso de datos agregados o anonimizados.

e) Gestionar apoyos a campañas

Administrar información relacionada con apoyos económicos o en especie a campañas políticas, de acuerdo con las reglas de financiación de la política y con los reportes que deban realizarse ante las autoridades electorales competentes.

En estos casos, cuando el tratamiento involucre datos que revelan opinión, afinidad o preferencia política, DCR solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo que exista una base jurídica diferente prevista en la ley.

Finalidades de soporte operativo, seguridad y mejora

De manera transversal a las anteriores, DCR también tratará datos personales para:

a) Administrar las bases de datos y sistemas de información.

Organizar, depurar y mantener actualizada la información contenida en bases de datos físicas y digitales, sistemas de gestión de contactos (CRM), herramientas de mensajería, correo electrónico y demás plataformas que soportan la labor parlamentaria y política.

b) Implementar medidas de seguridad de la información.

Adoptar controles técnicos, humanos y administrativos razonables para prevenir el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración o el uso indebido de los datos personales.

c) Atender consultas, quejas y reclamos en materia de datos personales.

Gestionar las solicitudes relacionadas con el conocimiento, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de datos personales, así como las quejas por presunto incumplimiento de la normativa de protección de datos.

d) Mejorar continuamente los canales de atención y comunicación.

Analizar el uso de los distintos canales (presenciales, telefónicos y digitales) para ajustar contenidos, formatos y frecuencia de comunicación, buscando que la interacción con los titulares sea más clara, pertinente y respetuosa de su tiempo y de su privacidad.

Transmisión y transferencia de datos personales

En desarrollo de las finalidades descritas, DCR podrá realizar transmisiones o transferencias de datos personales conforme a las siguientes condiciones:

Transmisión de datos personales:

Se presentará cuando DCR, en su calidad de responsable, entregue datos personales a terceros que actúen como encargados del tratamiento, para que estos los traten en su nombre y por su cuenta, de acuerdo con sus instrucciones. Podrán ser encargados, entre otros:

Proveedores de servicios tecnológicos (plataformas de envío de correos, CRM, servicios de mensajería, herramientas de encuestas, alojamiento en la nube).
Agencias de comunicaciones, firmas de consultoría o asesores que apoyen la gestión parlamentaria o política de DCR.
Personas naturales o jurídicas que presten servicios de logística, organización de eventos, call center u otras actividades de apoyo.

En estos casos, DCR suscribirá los acuerdos o contratos necesarios para que los encargados:

Traten los datos personales únicamente para las finalidades autorizadas.
Implementen medidas adecuadas de seguridad y confidencialidad.
Se abstengan de usar la información para fines distintos o propios.

Transferencia de datos personales:

DCR podrá transferir datos personales a otros responsables del tratamiento en escenarios como:

El partido o movimiento político al que pertenezca DCR, así como comités promotores, fundaciones u organizaciones políticas con las que articule su gestión.
Aliados o plataformas políticas con las que se desarrollen iniciativas conjuntas de participación ciudadana o campañas, siempre que ello haya sido informado al titular y sea compatible con las finalidades autorizadas.
Entidades públicas que requieran la información para fines relacionados con la actividad parlamentaria, la participación ciudadana o el control político, en el marco de la ley.

En todo caso, la transferencia de datos personales se realizará:

Con una finalidad legítima, informada y compatible con la relación que DCR tiene con el titular.
Procurando que el destinatario aplique estándares adecuados de protección de datos personales.

Transferencias internacionales de datos personales

Cuando se utilicen servicios tecnológicos ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, plataformas de correo masivo, CRM, servicios de mensajería, almacenamiento en la nube), se podrán realizar transferencias internacionales de datos personales. En estos casos, DCR:

Verificará que dichos proveedores cuenten con condiciones razonables de seguridad.
Procurará que los contratos incluyan cláusulas de protección de datos y confidencialidad.
Tendrá en cuenta las reglas sobre transferencias internacionales previstas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

Divulgación a autoridades competentes

DCR podrá suministrar datos personales a entidades administrativas, judiciales, de control o electorales, cuando exista una obligación legal, reglamentaria o un mandato expreso de autoridad competente. En estos casos, el uso de la información se limitará a los fines para los cuales fue requerida.

¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de datos personales por parte de DCR?

Mediante el suministro voluntario de sus datos personales y, cuando aplique, de sus datos sensibles a través de formularios, listados de asistencia, encuestas, canales digitales, redes sociales, mensajes y demás medios utilizados por DCR, los titulares autorizan de manera previa, expresa e informada a DCR para recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir, transferir o suprimir sus datos personales, conforme con esta política y con la normatividad vigente sobre protección de datos personales. La autorización podrá ser otorgada por:

El titular, quien deberá acreditar su identidad mediante los mecanismos establecidos por DCR.
Sus causahabientes, tutores o representantes legales, cuando corresponda, previa acreditación de su calidad.
El representante o apoderado del titular, siempre que acredite debidamente su facultad de representación.

Esta autorización es especialmente relevante cuando se trate de datos sensibles que revelan opinión, afinidad o preferencia política, frente a los cuales DCR informará de manera clara su carácter facultativo y solicitará un consentimiento expreso e inequívoco.

Fundamentos de legitimación

DCR realizará el tratamiento de los datos personales bajo las siguientes bases jurídicas, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que regulan la actividad parlamentaria:

Consentimiento previo, expreso e informado del titular

Es la base principal para el tratamiento de datos personales y sensibles en el marco de las actividades de gestión política, electoral y de comunicación. La autorización se obtendrá mediante medios físicos, electrónicos o digitales que permitan dejar constancia del consentimiento (formularios, registros de asistencia, encuestas, mensajes de aceptación, entre otros).

DCR procurará conservar evidencia de las autorizaciones otorgadas, en cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada.

Cumplimiento de funciones constitucionales y legales como congresista

En lo relacionado con el ejercicio de sus funciones como Representante a la Cámara de la República de Colombia, la legitimación del tratamiento proviene de la necesidad de utilizar ciertos datos personales para desarrollar la gestión legislativa, el control político, la participación en debates y comisiones, la atención de peticiones ciudadanas y, en general, las funciones previstas en la Constitución Política, la Ley 5 de 1992 (Reglamento del Congreso) y demás normas aplicables.

En estos casos, el tratamiento no depende de la autorización del titular, pero DCR se compromete a limitar el uso de la información a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de dichas funciones y a respetar las reservas y confidencialidades que correspondan.

Mandato legal o judicial y otras obligaciones jurídicas

DCR podrá tratar y suministrar datos personales cuando una norma legal o una orden de autoridad judicial o administrativa así lo autorice o lo exija (por ejemplo, requerimientos de organismos de control, autoridades electorales o entidades judiciales). En estos eventos, el tratamiento se restringirá a las finalidades expresamente previstas en la ley o en la decisión respectiva y se ajustará a los principios de necesidad, proporcionalidad y finalidad propios de cada caso.

De manera complementaria, el tratamiento de datos personales de contratistas, asesores, integrantes de la Unidad de Trabajo Legislativo, proveedores, voluntarios y demás colaboradores se soporta en las relaciones contractuales, de colaboración o de voluntariado que se celebren con cada uno de ellos, así como en las obligaciones legales derivadas de dichas relaciones.

Asimismo, cuando DCR trate datos de carácter público (por ejemplo, información incluida en registros oficiales o fuentes de acceso público), lo hará respetando la finalidad con la que tales datos fueron hechos públicos y la expectativa razonable de privacidad de los titulares.

¿Por cuánto tiempo conservará DCR los datos personales?

Los datos personales tratados por DCR se conservarán solo durante el tiempo que resulte necesario y proporcional para las finalidades descritas en esta política y para el cumplimiento de sus obligaciones legales. En términos generales:

a) Durante el cumplimiento de la finalidad:

La información se mantendrá activa mientras sea necesaria para atender peticiones o gestiones ciudadanas, mantener la relación de comunicación con el titular o desarrollar las actividades políticas, institucionales y de participación para las cuales fue recolectada.

b) Durante la relación jurídica o política:

Cuando el tratamiento se derive de una relación contractual, de colaboración, voluntariado o de una participación activa en procesos políticos específicos, los datos se conservarán mientras dicha relación esté vigente y por el tiempo adicional requerido para atender obligaciones legales o contractuales asociadas.

c) Por motivos legales o de defensa:

DCR podrá conservar datos personales después de cumplida la finalidad inicial cuando exista un deber legal de archivo o conservación, o cuando la información pueda ser necesaria para la atención de reclamaciones, procesos administrativos, disciplinarios o judiciales relacionados con su gestión parlamentaria o política.

Una vez vencidos los plazos anteriores y siempre que no exista una base jurídica que justifique la conservación, DCR procederá a la supresión segura de los datos personales o, cuando sea pertinente, a su anonimización, de manera que no sea posible identificar directa o indirectamente a los titulares.

De forma periódica, DCR revisará la pertinencia, exactitud y necesidad de conservar la información registrada en sus bases de datos y realizará las actualizaciones, depuraciones o eliminaciones que correspondan.

¿Cuáles son los derechos de los titulares de datos personales?

Los titulares podrán, en todo momento, ejercer sus derechos para:

Conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales: el titular podrá solicitar en cualquier momento la actualización o corrección de sus datos personales cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuando su tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales: el titular podrá solicitar a DCR la prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que no sea necesaria conforme con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informados del uso que se le ha dado a sus datos personales: el titular podrá solicitar información sobre el uso, finalidad o destinatarios de sus datos personales, conforme con los procedimientos establecidos en esta política.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: el titular podrá presentar quejas ante la autoridad de protección de datos personales en los canales dispuestos por esta, podrá acceder a ellos en sic.gov.co

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales: el titular podrá solicitar a DCR la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales cuando considere que el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías constitucionales o legales. No obstante, este derecho no podrá ejercerse cuando exista un deber legal o contractual que justifique la conservación de los datos personales en las bases de datos de DCR.

¿Cómo pueden ejercer los derechos los titulares?

DCR garantiza el ejercicio de los derechos de los titulares. Estos derechos podrán ser ejercidos por:

El titular, acreditando su identidad por los medios dispuestos por DCR.
Los causahabientes del titular, acreditando su calidad.
Por el representante o apoderado del titular, acreditando su calidad.

Las solicitudes relacionadas con el ejercicio de estos derechos pueden presentarse a través de los siguientes canales de atención:

Correo electrónico: info@darwincastellanos.co

Dirección física: Carrera 33 Nro. 40-11, Segundo Piso, Villavicencio, Meta.

Horario de atención: Lunes a viernes de 8:00 am a 4:00 pm.

El titular podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de DCR. La solicitud deberá contener, como mínimo:

Nombre completo e identificación del titular.
Datos de contacto (correo electrónico, dirección física o teléfono).
Descripción clara de la consulta.
Medio elegido para recibir la respuesta.

Término de respuesta: Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atender dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha estimada de respuesta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Procedimiento para reclamos (rectificación, actualización, supresión o revocatoria)

Si un titular considera que la información tratada por DCR debe ser corregida, actualizada, suprimida, o si desea revocar la autorización de tratamiento, podrá presentar un reclamo que deberá incluir:

Nombre e identificación del titular.
Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección física o electrónica para notificaciones.
Documentos de soporte, si los hubiere.

Plazos de atención:

– Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para subsanar.

– Si después de dos (2) meses no se recibe la información faltante, se entenderá que el solicitante ha desistido del reclamo.

– Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

– El término para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo. Si no es posible atenderlo en ese plazo, se informará al solicitante la razón de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá exceder los ocho (8) días hábiles adicionales.

Vigencia, modificación y/o actualización de la Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entrará en vigencia el día siete (7) de julio de 2026.

DCR se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, con el fin de atender cambios normativos, regulatorios o técnicos, o para mejorar los mecanismos de protección de los datos personales tratados. Toda modificación sustancial será comunicada oportunamente a los titulares por los medios habituales de contacto, indicando la fecha de entrada en vigor de la nueva versión.